OCTOIQ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

1. Giriş

Veri sorumlusu sıfatıyla hareket eden Petrichor Pazarlama ve Perakende Hizmetleri A.Ş. (“OctoIQ” veya “Veri Sorumlusu”), kullanıcıları, emlak danışmanları, müşterileri, çalışanları, çalışan adayları, ziyaretçileri ve iş ilişkisi içinde bulunduğu tüm gerçek kişilerin kişisel verilerinin korunmasına yüksek önem verir.

Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması süreçleri; bu Politika, OctoIQ bünyesinde uygulanan diğer iç prosedürler ve bilgi güvenliği politikaları doğrultusunda yönetilir.
Hedeflenen amaç, tüm veri kategorilerinin hukuka uygun, güvenli ve şeffaf şekilde işlenmesini sağlamaktır.

OctoIQ, 6698 sayılı KVKK, ilgili ikincil mevzuat, Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları ve GDPR prensipleri doğrultusunda tüm teknik ve idari tedbirleri alır.

Bu Politika’da OctoIQ’nun kişisel verilerin işlenmesine ilişkin benimsediği temel ilkeler açıklanmaktadır:

Kişisel verilerin açık rıza gerektiren hallerde rıza kapsamında işlenmesi,
Kişisel verilerin hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun işlenmesi,
Verilerin doğru ve gerektiğinde güncel tutulması,
Verilerin belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenmesi,
Verilerin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işlenmesi,
Verilerin gerekli süre boyunca muhafaza edilmesi,
Veri sahiplerinin aydınlatılması ve bilgilendirilmesi,
Veri sahiplerinin haklarını kullanabilmesi için gerekli mekanizmaların kurulması,
Kişisel verilerin güvenliği için gerekli idari ve teknik tedbirlerin alınması,
Veri aktarımında mevzuata uyulması,
Özel nitelikli verilerin işlenmesinde ek güvenlik önlemlerinin uygulanması.

2. Politika’nın Amacı

Bu Politika’nın amacı, OctoIQ tarafından yürütülen kişisel veri işleme faaliyetlerine ilişkin esasları açıklamak ve veri sahiplerini bilgilendirerek şeffaflık sağlamaktır.

Politika;

Kullanıcıları (emlak danışmanları),
Danışmanların müşterilerini,
Çalışanları ve çalışan adaylarını,
Ziyaretçileri,
İş ortaklarını,
Tedarikçi çalışanlarını
kapsar.

3. Politika’nın Yürürlüğü

Bu Politika …/…/2025 tarihinde yürürlüğe girmiştir.
Güncel sürüm www.octoiq.com adresinde yayımlanır ve veri sahiplerinin talebi üzerine erişime açılır.

4. Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin Hususlar

OctoIQ, KVKK m.12 uyarınca kişisel verilerin:

Hukuka aykırı işlenmesini önlemek,
Hukuka aykırı erişimi engellemek,
Verileri güvenli şekilde saklamak

amaçlarıyla tüm teknik ve idari tedbirleri alır.

Düzenli denetimler yapılır veya yetkili kuruluşlara yaptırılır.

4.1. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesi İçin Alınan Tedbirler

OctoIQ aşağıdaki tedbirleri uygular:

İdari Tedbirler

Gizlilik sözleşmeleri
Erişim yetki matrisi
Personel eğitimleri
İç denetim süreçleri
Veri işleme prosedürleri

Teknik Tedbirler

Firestore üzerinde şifreli veri saklama
SSL/TLS, AES-256 güvenliği
IP loglama
Erişim kontrolü
Güvenli kod geliştirme
Penetrasyon testleri
Yedekleme politikası
Güvenlik duvarları ve saldırı tespit sistemleri

5. Kişisel Veri Sahibinin Hakları ve Talepleri

Veri sahipleri KVKK m.11 kapsamında şu haklara sahiptir:

a) Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme
b) İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
c) İşlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
d) Verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
e) Eksik/yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme
f) Silinmesini/yok edilmesini isteme
g) Bu düzeltme veya imhanın üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
h) Otomatik analizler sonucunda aleyhe bir durum oluşmasına itiraz etme
i) Zarara uğramışsa tazminat talep etme

Başvurular: kvkk@octoiq.com

OctoIQ, talepleri 30 gün içinde ücretsiz olarak yanıtlar.

6. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması

KVK Kanunu uyarınca özel nitelikli veriler (ırk, din, siyasi görüş, sağlık, ceza mahkemesi kaydı vb.) yüksek koruma gerektirir.

OctoIQ faaliyetleri kapsamında özel nitelikli kişisel veri işlememektedir.

Sistem tasarımı bu verilerin alınmasına izin vermeyecek şekilde yapılandırılmıştır.

7. Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Hususlar

OctoIQ kişisel verileri;

Hukuka uygun,
Doğru ve güncel,
Meşru amaçlarla,
Ölçülü ve sınırlı olarak
işler.

İşlenen temel veri kategorileri şunlardır:

Kimlik bilgileri
İletişim bilgileri
Müşteri verileri
Portföy ve ilan verileri
Görsel veriler
Konum verisi
Dijital iz verileri (IP, log)
Finansal veriler

Veriler; OctoIQ hizmetlerinin sunulması, kullanıcı deneyimini artırma, güvenlik, denetim ve yapay zeka fonksiyonlarının çalışması amacıyla işlenir.

8. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme

OctoIQ; kişisel verileri işlerken makul beklentiler, kullanıcı hakları ve ticari faaliyet gerekliliklerini dikkate alır.

8.1. Verilerin Doğru ve Güncel Tutulması

Kullanıcılar bilgilerinin doğruluğunu sağlayabilir.
OctoIQ da gerekli araçları ve iletişim kanallarını açık tutar.

8.2. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme

OctoIQ veri işleme amaçlarını belirler ve veri işleme bu amaçlarla sınırlı kalır.

8.3. Ölçülü ve Sınırlı İşleme

Gereksiz veri toplanmaz.
Platform dışı amaçlara veri işlenmez.

8.4. Gerekli Süre Kadar Muhafaza Etme

Veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacı için gerekli süre kadar saklanır.
Süre bitiminde silinir, yok edilir veya anonimleştirilir.

9. Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması

Kişisel veriler elde edilirken veri sahiplerine KVKK m.10 uyarınca şu bilgiler verilir:

Veri sorumlusu kimliği
İşleme amacı
Aktarım yapılacak kişi grupları
Toplama yöntemi ve hukuki sebebi
Sahip oldukları haklar

Aydınlatma metni www.octoiq.com adresinde yayımlanır.

10. Kişisel Verilerin Aktarılması

OctoIQ, mevzuata uygun olarak kişisel verileri aşağıdaki kişi gruplarına aktarabilir:

10.1. İş Ortakları

Firestore (Google Cloud)
OpenAI, Anthropic, Google Gemini
WhatsApp Business API
E-posta/SMS sağlayıcıları

Amaç: Hizmetlerin sunulması, teknik operasyonlar, yapay zeka fonksiyonlarının çalışması.

10.2. Tedarikçiler

Bulut hizmeti sağlayıcıları
Güvenlik ve denetim firmaları
Destek hizmeti sağlayıcıları

Amaç: OctoIQ’ya hizmet sunulması.

10.3. Yetkili Kamu Kurumları

Amaç: Denetim, yasal yükümlülükler, resmi talepler.

11. OctoIQ Kişisel Veri Envanteri ve Sınıflandırma

OctoIQ tarafından işlenen veriler aşağıdaki kategorilerde sınıflandırılır:

İletişim Verisi (telefon, e-posta, IP)
Kimlik Verisi
Görsel Veri (ilan fotoğrafları)
Konum Verisi
Dijital İz Verisi
Finansal Veri
Mesleki Veri (danışman profili)
Şirket Verisi

Özel nitelikli veri işlenmez.

12. Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri

OctoIQ kişisel verileri:

Kullanıcı verileri: Üyelik süresi + 3 yıl
Müşteri verileri: Hizmet ilişkisi + 3 yıl
Log verileri: 2 yıl
Finansal veriler: 10 yıl
Yapay zeka verileri: 180 gün

süreyle saklar ve süresi dolan verileri imha eder.

13. OctoIQ Tarafından Verilerin Aktarıldığı Taraflar ve Amaçları

İş Ortakları:
Yapay zeka hizmetleri, bulut depolama, CRM fonksiyonlarının sağlanması.

Tedarikçiler:
Bulut altyapısı, güvenlik testleri, iletişim hizmetleri.

Yetkili Merciler:
Mevzuat gereği gereken bilgi sağlama.

14. Kişisel Verilerin İşlenmesi

Aşağıdaki şartlardan biri varsa kişisel veriler işlenebilir:

Açık rıza
Kanunlarda öngörülmesi
Sözleşmenin kurulması/ifası
Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğü
Veri sahibinin alenileştirmesi
Hakların tesisi, kullanılması, korunması
Meşru menfaat

15. Kişisel Verilerin İmhası

KVKK m.7 ve ilgili yönetmelik uyarınca;
Veri işleme amacı sona erdiğinde kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonimleştirilir.

OctoIQ’nun imha politikası bu süreçleri düzenler.

16. Kişisel Veri Sahiplerinin Hakları ve Hakların Kullanılması

Kişisel veri sahipleri, haklarını kullanmak için:

kvkk@octoiq.com
adresine yazılı/e-imzalı başvuru yapabilir.

Başvurular 30 gün içinde yanıtlanır.

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AÇIK RIZA BEYANI

Aşağıdaki alanların işlenmesi için açık rıza alınır:

Pazarlama iletişimleri
Yapay zekâ desteğiyle işlenen metin verilerinin yurt dışında bulunan veri merkezlerinde işlenmesi (OpenAI, Anthropic, Google Gemini)
Bulut ortamında Firestore’da veri saklama

“OctoIQ Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’nı okudum, anladım ve kişisel verilerimin belirtilen şart ve kapsamda işlenmesine açık rıza veriyorum.”